Hilfe & Dokumentation

Einstieg

Was ist Gutschein Pro?

Gutschein Pro ist eine Shopify-App für deutsche, österreichische und schweizerische Händler, mit der deine Kunden eigene Gutscheine gestalten — mit Foto, persönlicher Nachricht und frei gewähltem Betrag. Die App liefert sowohl digitale Gutscheine (PDF per E-Mail inklusive QR-Code) als auch physische Karten (versendet per Post) und enthält einen DATEV-konformen Export für deinen Steuerberater.

Installation

1. Installiere Gutschein Pro aus dem Shopify App Store.
2. Beim ersten Öffnen bestätigst du die angeforderten Zugriffsrechte (Produkte, Bestellungen, Gift-Cards, Versand, Standorte).
3. Öffne danach Einstellungen → Rechtliche Angaben und fülle Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. und Kontakt-E-Mail aus. Ohne vollständige Angaben kannst du den AVV nicht elektronisch annehmen — und ohne AVV blockieren wir bestimmte Features.
4. Akzeptiere den AVV unter Einstellungen → Auftragsverarbeitungsvertrag.

Gutschein-Produkt verknüpfen

Die App braucht ein eigenes Shopify-Produkt pro Gutschein-Art (digital / physisch). Die Produkte legst du in Shopify an, die Varianten pro Betrag erzeugen wir automatisch bei jedem Kauf.

1. Lege in Shopify ein Produkt an, z.B. „Gutschein" mit Typ Default (kein Shopify-Gift-Card-Typ!).
2. Kopiere die Produkt-ID aus der URL (/admin/products/9573428723456 → 9573428723456).
3. Trage die ID unter Einstellungen → Shopify-Produkt (Digital) ein.
4. Optional: ein zweites Produkt für physische Karten („Physischer Gutschein") anlegen mit Versand erforderlich aktiviert und unter Einstellungen → Shopify-Produkt (Physisch) verknüpfen.

Wichtig: Nutze nicht Shopifys nativen Gift-Card-Produkttyp — das würde bei jedem Kauf zwei Codes erzeugen (einen von Shopify, einen von uns).

Import aus Shopify

Unter Einstellungen → Import aus Shopify übernimmst du bereits ausgestellte Shopify-Gift-Cards in Gutschein Pro. Relevant, wenn du von Shopifys Standard-Gutscheinen umsteigst oder wenn deine Buchhaltung (DATEV-Export, Stichtag-Bilanz) den kompletten Altbestand abbilden muss.

Importiert werden Code, Ausstellungsdatum, Initialwert und aktueller Saldo. Soweit über die Shopify-API verfügbar, wird auch die Transaktionshistorie übernommen. Der Import ist idempotent — wiederholtes Ausführen erzeugt keine Duplikate.

Gutscheine verkaufen

Storefront-Widget einbinden

Der Kunden-Konfigurator ist ein Theme-App-Block. Keine Liquid-Bearbeitung nötig.

1. Gehe im Shopify-Admin zu Online Store → Themes → Customize.
2. Wähle die Seite, auf der der Konfigurator erscheinen soll (eigene Page, Produktseite, Homepage).
3. Klicke auf „Add block" oder „Section hinzufügen" und suche nach „Gutschein-Konfigurator".
4. Platziere den Block, speichere das Theme.
5. Besucher der Seite können sofort Gutscheine gestalten und kaufen.

Digitaler Gutschein

Der Standardfluss. Kunde wählt Betrag, Hero-Bild (oder lädt eigenes Foto hoch), schreibt optional eine Nachricht und eine Empfänger-E-Mail. Nach bezahlter Bestellung erzeugt die App den Gutschein bei Shopify, generiert ein A4-PDF mit QR-Code und verschickt die E-Mail an den Empfänger (sofort oder zum geplanten Datum).

Physischer Gutschein

Für vorgedruckte Karten, die du per Post verschickst. Der Flow läuft wie beim digitalen Gutschein, aber:

• Kunde gibt zusätzlich die Versandadresse an (Shopifys Standard-Checkout).
• Der Versand wird als normale Shopify-Bestellung abgewickelt. Du verschickst die Karte über die bekannte Order-Ansicht.
• Kein PDF-Versand per E-Mail — die Karte reist physisch.
• Der Code wird bei Zahlungseingang erzeugt; du druckst ihn auf die Karte.

Damit physische Gutscheine im Checkout nicht als „sold out" auftauchen, muss deine Default-Location unter Settings → Locations → deine Location den Haken bei „Fulfill online orders from this location" gesetzt haben. Ohne das lehnt Shopify den Verkauf jedes versandpflichtigen Produkts ab.

Bearbeitungsgebühr für physische Karten

Optional kannst du pro physischer Karte eine Bearbeitungsgebühr erheben (z.B. 2 €). Aktivierung unter Einstellungen → Shopify-Produkt (Physisch) → Bearbeitungsgebühr.

• Der Kunde sieht im Widget eine transparente Aufstellung („Gutscheinwert 50 € + Kartengebühr 2 € = Gesamt 52 €").
• Im Checkout erscheint eine Zeile mit dem Gesamtpreis (52 €).
• Der Nennwert auf dem Gutschein selbst bleibt unverändert (50 €).
• Versandkosten werden zusätzlich von Shopify anhand deiner Versandzonen berechnet.

Beträge konfigurieren

Unter Einstellungen → Gutschein-Beträge legst du fest:

• Vordefinierte Beträge: Die Buttons, die der Kunde sofort sieht (z.B. 25, 50, 100, 200).
• Freie Beträge: Ob der Kunde einen eigenen Betrag eingeben darf.
• Minimum / Maximum: Bei freien Beträgen. Standard 10–500 €.

Shopify hat ein hartes Limit von 2.000 € pro Gift-Card — wir capen den Maximalbetrag automatisch darunter, um Checkout-Fehler zu vermeiden.

Design & Branding

Widget-Design (Theme-Editor)

Farben, Fonts, Radius und Hintergrundfarbe des Storefront-Widgets stellst du direkt im Shopify-Theme-Editor am Block ein. Diese Einstellungen sind Theme-lokal — funktionieren immer, auch im Start-Plan.

Custom CSS (Pro+)

Wenn dein Theme sehr eigenständig ist, kannst du das Widget mit eigenem CSS an jedes Detail deines Brandings anpassen. Unter Einstellungen → Widget-Design öffnest du den CSS-Editor. Verfügbar ab Pro-Plan.

Wir garantieren, dass die öffentlichen CSS-Klassen (.giftcraft, .giftcraft__amount-btn etc.) bei App-Updates stabil bleiben — dein Custom-CSS überlebt jeden Deploy.

PDF-Design

Unter Gutschein-Design gestaltest du das A4-PDF:

• Hero-Bilder (oder vom Kunden hochladen lassen)
• Farben, Font-Familie
• Typografie der Nachricht
• Logo-Position

Du kannst mehrere Designs anlegen und zwischen ihnen wechseln. Aktive Designs werden dem Kunden im Widget zur Auswahl angeboten (außer du verwendest das Single-Design-Modus).

Eigene Absender-Domain (Pro+)

Standardmäßig kommen Gutschein-E-Mails von unserer Adresse. Mit dem Pro-Plan kannst du eine eigene Subdomain (z.B. mail.deinshop.de) hinterlegen — E-Mails gehen dann als gutscheine@mail.deinshop.de raus.

1. Unter Einstellungen → Eigene Absender-Domain Domain eintragen.
2. Die angezeigten DNS-Records (MX, TXT, CNAME) im DNS-Panel deines Registrars eintragen.
3. „Prüfen" klicken — DNS-Propagation kann 15 Minuten bis 24 Stunden dauern.
4. Sobald verifiziert, werden alle ausgehenden E-Mails von deiner Domain versendet.

Gutscheine verwalten

Übersicht und Filter

Unter Gutscheine siehst du alle Codes deines Shops — aus Shopify-Käufen, manuell erstellt oder importiert. Die Tabelle zeigt Empfänger, Absender, Typ (digital / physisch), Design, Betrag, aktuellen Saldo, Status und Kaufdatum.

Filter:

• Status: Ausstehend, Wartet auf Zahlung, Wird erstellt, Erstellt, PDF wird generiert, PDF fertig, Aktiv, Wartet auf Versand, Versendet, Zustellung fehlgeschlagen, Deaktiviert, Eingelöst, Abgelaufen.
• Typ: Digital oder Physisch.

Die Liste paginiert mit 20 Einträgen pro Seite. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht.

Detailansicht

Auf der Detailseite siehst du alles, was zu einem Code gehört:

• Code (im Klartext — wird beim Öffnen serverseitig entschlüsselt) und QR-Token
• Absender, Empfänger, persönliche Nachricht und ggf. vom Kunden hochgeladenes Bild
• Initialwert und aktueller Saldo
• Ablauf-, Aktivierungs- und geplantes Versanddatum
• E-Mail-Versand-Logs (die letzten 10 Ereignisse: gesendet, zugestellt, Bounce, Spam) — nützlich zur Problem-Diagnose
• Transaktionshistorie (letzte 20 Buchungen mit Betrag, Saldo danach, Beschreibung, Datum)
• Bei physischen Gutscheinen zusätzlich Versandadresse, Shopify-Fulfillment-Status und Tracking-Daten

Aktionen:

• E-Mail erneut versenden — nur für digitale Gutscheine, nur wenn eine Empfänger-Adresse hinterlegt ist.
• In Shopify öffnen — Deep-Link zur zugehörigen Shopify-Bestellung (falls aus einem Kauf entstanden).

Gutschein manuell erstellen

Unter Gutscheine → Neuen Gutschein erstellen legst du einen Code außerhalb des normalen Verkaufsflusses an — z.B. als Support-Kulanz, Gewinnspielpreis oder Mitarbeitergeschenk.

Pflichtfeld:

• Betrag (innerhalb des Min-/Max-Bereichs deiner Shop-Einstellung)

Optional:

• Design (aktive Designs stehen zur Auswahl, sonst fällt die App auf das Standard-Design zurück)
• Empfänger-Name und Empfänger-E-Mail
• Absender-Name (Standard: dein Shop-Name)
• Persönliche Nachricht
• Ablaufdatum
• Checkbox E-Mail versenden — wenn aktiv, bekommt der Empfänger direkt das PDF. Wird automatisch aktiviert, sobald du eine Empfänger-E-Mail einträgst, und deaktiviert, sobald du sie wieder löschst.

Nach dem Speichern landest du direkt auf der Detailansicht des neuen Gutscheins.

Dashboard & Berichte

Dashboard

Die Startseite unter /app zeigt deine wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:

• Gutscheine gesamt und aktive Gutscheine
• Umsatz im gewählten Zeitraum
• Tages-Chart mit Anzahl und Umsatz pro Tag
• Plan-Nutzung (aktueller Tarif, anteilige Gebühr, Cap-Status)

Der Zeitraum ist zwischen 7, 30 und 90 Tagen umschaltbar (Standard: 30).

Vergleichsmodus: Setze den Haken „Vergleich zum Vorzeitraum", um den vorhergehenden Zeitraum als zweite Linie einzublenden. Die prozentuale Veränderung wird direkt im Header angezeigt.

Wenn du dein PDF-Design noch nicht angepasst hast, erscheint oben ein Hinweis mit Link zum Design-Editor.

Berichte

Unter Berichte (/app/reports) findest du tiefere Auswertungen als auf dem Dashboard:

• Gesamtumsatz seit Shop-Start
• Offene Verbindlichkeiten — Summe nicht eingelöster Salden, wichtig als Vorab-Check vor dem Bilanz-Stichtag.
• Umsatz und Stückzahl der letzten 7 und 30 Tage
• Status-Breakdown aller Gutscheine (wie viele aktiv, eingelöst, abgelaufen, ausstehend etc.)
• Tages-Chart (kombinierter Balken für Anzahl, Linie für Umsatz) über die letzten 30 Tage

Für formal-buchhalterische Auswertungen nutze zusätzlich den Stichtag-Bericht und den DATEV-Export (siehe Abschnitt Buchhaltung).

Einlösung

Online-Einlösung (Shopify-Checkout)

Kunden können den Gutschein-Code direkt im Shopify-Checkout eingeben. Das ist die Standard-Shopify-Funktion — nichts, was die App extra macht. Der Code wird automatisch als Zahlungsmittel anerkannt, Saldo nachgeführt, Shopify-Order-History aktualisiert.

Einlösung im Laden (browserbasiert)

Für Händler mit eigenem Laden gibt es eine browserbasierte Einlöseseite. Sie läuft in jedem modernen Browser auf Tablet, Smartphone oder Desktop — Mitarbeiter:innen öffnen sie einfach am Kassen-Endgerät.

1. Richte unter Einstellungen → Gutschein-Einlösung einen 4-stelligen PIN ein.
2. Speichere den Link https://deinshop.myshopify.com/apps/giftcard/einloesen als Lesezeichen am Kassen-Tablet.
3. Zum Einlösen: Mitarbeiter scannt den QR-Code auf der Gutschein-PDF (oder gibt den Code manuell ein), trägt den einzulösenden Betrag + PIN ein.
4. Saldo wird live aktualisiert — Teileinlösungen sind möglich, der Restbetrag bleibt für später nutzbar.

Ohne gesetzten PIN ist die manuelle Einlösung global blockiert.

Teileinlösung

Gutscheine können in beliebig vielen Teilbeträgen eingelöst werden. Jede Einlösung wird in der Transaktionshistorie protokolliert (Betrag, Datum, lückenlose Belegnummer).

Der Saldo ist in Shopify-Admin, in unserer Gutschein-Detailansicht und im POS-Einlösefluss jederzeit sichtbar.

Fallback bei zerstörtem QR

Wenn der QR nicht scanbar ist (abgerissenes Foto etc.), kann der Mitarbeiter im Einlösefluss alternativ die letzten 4 Zeichen des Codes + Kaufdatum eingeben. Wir finden den Gutschein zuverlässig.

Buchhaltung

DATEV-Export

Ab Pro-Plan. Unter Buchhaltung exportierst du alle Gutschein-Transaktionen als DATEV-EXTF-konforme CSV (Version 7.0, Formatversion 13).

1. Zeitraum wählen (z.B. Vormonat).
2. „Exportieren" klicken.
3. Datei hat den Namen EXTF_Buchungsstapel_deinshop_20260101_20260131.csv und ist UTF-8-BOM-kodiert.
4. In DATEV Unternehmen Online / Kanzlei-Rechnungswesen importieren.

Der Export enthält pro Gutschein-Transaktion eine Zeile: Ausstellung, Einlösung, Erstattung, Verfall. Alle Konten sind über deinen Kontenrahmen (SKR03/SKR04) konfigurierbar.

Stichtag (Bilanzstichtag nach HGB)

Zum Bilanzstichtag braucht dein Steuerberater eine Auflistung der noch offenen Gutscheine (= Verbindlichkeiten aus Mehrzweckgutscheinen, HGB § 266 Abs. 3 C.6).

Unter Buchhaltung → Stichtag wählst du das Datum, klickst „Bericht erzeugen" und bekommst eine zeitpunktgenaue Übersicht der offenen Gutschein-Beträge als PDF oder CSV.

Kontenrahmen

Standardmäßig SKR03. Unter Einstellungen → DATEV-Export kannst du zwischen SKR03 und SKR04 wechseln:

Einzelne Konten kannst du individuell überschreiben, wenn dein Steuerberater eigene Kontenpläne nutzt.

Mehrzweck vs. Einzweck

Unsere Gutscheine werden als Mehrzweckgutscheine behandelt (§ 3 Abs. 15 UStG): keine USt bei Ausstellung, USt entsteht erst bei Einlösung über die Shopify-Order.

Das ist Standard bei Shops mit gemischtem Sortiment (unterschiedliche Steuersätze oder versandkostenpflichtige Produkte) — wenn du ausschließlich Produkte mit identischem Steuersatz verkaufst, müsste das steuerlich als Einzweckgutschein abgebildet werden. Sprich das bei Bedarf mit deinem Steuerberater ab.

Automatischer Verfall

Unter Einstellungen → Gutschein-Verfall stellst du die Gültigkeitsdauer neu erzeugter Gutscheine ein (Standard 3 Jahre nach § 194 BGB). Abgelaufene Gutscheine werden automatisch als „Sonstige Erträge" ausgebucht — der Auto-Ausbuch-Schalter ist aber abschaltbar, falls du manuelle Prüfung bevorzugst.

Pläne & Preise

Plan-Übersicht

• Start: 0 € Grundgebühr + 2,9 % pro ausgegebenem Gutschein-Wert, keine Obergrenze.
• Pro: 19 € / Monat + 1 % pro Gutschein, Cap bei 199 € / Monat.
• Scale: 49 € / Monat + 0,5 % pro Gutschein, Cap bei 399 € / Monat.
• Enterprise: individuelle Konditionen (Mail an support@gutscheinpro.de).

Plan-Features sind feingranular gegated. Pro+ schaltet DATEV-Export, Custom-CSS, eigenes Logo auf PDFs und die eigene Absender-Domain frei.

Plan-Wechsel

Unter Plan & Billing oder Einstellungen → Plan → Plan verwalten wechselst du jederzeit.

• Shopify kündigt das alte Abo und aktiviert das neue mit dem Wechseldatum (pro-rata-Abrechnung erfolgt Shopify-seitig).
• Unser Usage-Zähler startet beim Wechsel bei 0 — das alte Abo ist für uns abgerechnet.
• Feature-Freischaltungen greifen sofort nach Aktivierung des neuen Abos.

Cap verstehen

Der Cap begrenzt die anteilige Gebühr (1 % / 0,5 %) pro Monat. Beispiel Pro-Plan:

• Du gibst 5.000 € Gutschein-Wert pro Monat aus → 50 € anteilige Gebühr (1 %) → unter Cap.
• Du gibst 30.000 € Gutschein-Wert aus → 300 € wären fällig, Cap greift bei 199 € → du zahlst 199 €.
• Grundgebühr (19 € / 49 €) bleibt unabhängig vom Cap.

Trial

14 Tage kostenlos auf Pro und Scale. In der Trial fallen keine anteiligen Gebühren an (auch wenn du 10.000 € Gutschein-Wert in 14 Tagen ausgibst).

Troubleshooting

„Produkt ist sold out" beim Kauf eines physischen Gutscheins

Fast immer eine Shopify-Location-Einstellung: Settings → Locations → deine Default-Location muss den Haken bei „Fulfill online orders from this location" haben. POS-Pro-Locations haben diese Einstellung nicht automatisch an.

Custom-CSS greift nicht

1. Plan prüfen — Custom-CSS ist Pro+.
2. Nach Speichern kann die Änderung bis zu 60 Sekunden dauern, bis sie im Storefront ankommt (CDN-Cache).
3. Mit Browser-DevTools prüfen, ob deine Regel im Widget-Container (.giftcraft) überhaupt angewendet wird. Regeln außerhalb .giftcraft / .giftcraft-balance werden ignoriert.

PDF / E-Mail kommt nicht beim Empfänger an

1. Check Gutscheine → den betroffenen Gutschein: Status und E-Mail-Ereignisse stehen dort.
2. Falls DELIVERY_FAILED: meistens Bounce oder Spam — zweite E-Mail-Adresse versuchen.
3. Falls der Status bei PDF_GENERATING hängenbleibt: unser Support kontaktiert werden (support@gutscheinpro.de).

Dashboard zeigt 0 € abgerechnet trotz verkaufter Gutscheine

Tritt auf nach frischem Plan-Wechsel. Die 199 €-Cap-Anzeige bezieht sich auf den aktuellen Abrechnungszeitraum (seit Plan-Wechsel) — Gutscheine aus dem vorherigen Abo sind schon abgerechnet und tauchen im neuen Zyklus nicht mehr auf.

„Nicht vorhanden" bei Einlösung

1. Code exakt wie auf dem Gutschein eintragen (ohne Leerzeichen, Groß-/Kleinschreibung egal).
2. Alternativ über die letzten 4 Zeichen + Kaufdatum suchen.
3. Falls trotzdem nicht gefunden: prüfe unter Gutscheine, ob der Gutschein bereits vollständig eingelöst (REDEEMED), abgelaufen (EXPIRED) oder deaktiviert (DISABLED) ist.

PIN für POS-Einlösung vergessen

Unter Einstellungen → Gutschein-Einlösung kannst du den PIN jederzeit neu setzen. Alter PIN wird sofort ungültig.

Kontakt & Support

• E-Mail: support@gutscheinpro.de
• Antwortzeit: werktags innerhalb von 24 Stunden
• Enterprise-Kunden: dedizierter Support nach Vereinbarung

Wenn du einen Fehler siehst, hilft uns: Shop-Domain, Uhrzeit, Screenshot oder Browser-Konsole. Damit finden wir das Problem schneller.